Menu
Aloitin työt Vantaan rakennusvalvonnassa vuoden 2010 toisena päivänä. Edeltäjäni oli ollut virassa lähes kolmekymmentä vuotta ja sain häneltä kahden kuukauden perehdytyksen tehtävien hoitoon. Lisätukea talon tapojen omaksumiseen sain LVI-ryhmän muilta jäseniltä ja osastosihteeriltä, joka kertoi miten toimistossa ”käyttäydytään”. Lisätukea koko 13 vuoden virkasuhteen ajan sain viraston ATK-tukihenkilöltä. Töihin tultiin aamulla kahdeksalta ja ulosleimaus tapahtui neljältä. Jokaisella oli oma autopaikka ja työhuone.
Näillä pärjättiin
Työkaluiksi tarjottiin tavallisten toimistotarvikkeiden lisäksi tietokone, laatikollinen leimasimia ja erilaisia lomakkeita, kulunvalvontalätkä ja kaksi avainta, joista toinen autotalliin ja toinen toimistolle. Käytännön asioiden kohtuulliseen omaksumiseen meni useampi kuukausi. Toimistolle saavuttiin joka aamu ja myös uloskirjautuminen oli helpointa tehdä, kun oli palannut työmaalta toimistolle ja leimasi Osmikon.
Tietokoneet olivat Vantaan kaupungin verkkoon kytkettyjä pöytäkoneita, joiden tärkein kriteeri oli hankintavaiheessa ilmeisesti ollut hinta. Aamurutiineihin kuului tietokoneen käynnistämisen jälkeen mennä keittiöön tarkistamaan kahvitilanne. Jos pannu oli tyhjä niin keittimen lataus tai jos kannussa oli kahvia, niin keittiössä oli menossa yleensä kiihkeä kahvihuonepalaveri. Kahvittelun ja kuulumisten vaihdon jälkeen palattiin omaan huoneeseen tarkistamaan, oliko kompuutteri jo ”pystyttänyt itsensä”.
Jokaisella oli oma huone, jonka korkkitauluun kiinnitetyt tekniset taulukot, postikortit, lasten valokuvat, kalenterit ja muu materiaali personoivat asukkaan näköiseksi. Jossakin työpöydän laatikossa säilytettiin myös tietokoneen salasanaa, jota ei kuitenkaan koskaan löytynyt lomalta palattaessa tai kun kone päivitti itseään. Onneksi toimiston oma ATK-tukihenkilö oli käytettävissä ja pelasti tilanteen.
Kalenterit kuntoon
Kalenteri ja sähköpostit löytyivät officesta kuten nykyäänkin. Kalenterimerkintöjen tarpeellisuudesta ja tarkkuudesta muistutettiin kaikkien virkavuosien ajan. Lomat, poissaolot, kurssit ja työmaakäynnit kalenterissa ovat itsestäänselvyyksiä, mutta epätarkkuutta esiintyy varmaan edelleen. Työmaakatselmukset ja suunnittelijoiden leimauskäynnit oli syytä merkitä tarkasti. Jotkut kollegoista käyttivät vain Outlookin työsähköpostia, jolloin henkilökohtaiset ja työsähköpostit täyttivät postilaatikkoa. Vapaiden jälkeen olikin melkoinen työ nollata sähköpostit ajan tasalle.
Katselmukset
Katselmuspöytäkirjoja varten oli käytössä A5-kokoiset lomakkeet. LVI-ryhmän oma sääntö oli, että jos tarkastuksen puutteet eivät mahtuneet lomakkeelle, oli syytä sopia uusi katselmusaika, kunhan virheet ja puutteet on korjattu. Tarkastaja siirsi tiedot lomakkeesta tietojärjestelmään normaalisti viimeistään seuraavana päivänä. Joskus lomakkeita tosin joutui etsimään auton lokeroista tai virkatakin taskusta. Tarkastajan rutiineista riippuen pöytäkirjoja saattoi kasaantua työpöydälle ja niitä kirjattiin vaikkapa kerran viikossa.
Ajokilometreistä pidettiin tietysti myös kirjaa. Huolellinen tarkastaja täytti A6-kokoista punaista vihkoa jokaisen ajorupeaman jälkeen. Kuukauden lopussa laadittiin niistä kooste, joka toimitettiin toimistosihteerille, joka siirsi tiedot maksujärjestelmään. Sihteeri tilasi myös junaliput ja hotellit kursseille. Hänen puoleensa saattoi kääntyä mitä erilaisimmissa arjen kysymyksissä, kuten vaikkapa väärin tehdyn työaikakirjauksen korjaamisessa.
Nokia connecting people
Tärkeä työkalu oli monien edelleen haikeudella muistelema Nokia-kommunikaattori, jonka kalenterista oli helppo tarkistaa seuraavan työmaan osoite. Navigaattorit tekivät vasta tuloaan 2010-luvun alussa. Uusien asuinalueiden osoitteiden päivitykset laahasivat jäljessä. Puhelinluettelon paperikartta kulkikin pitkään auton hansikaslokerossa.
Tiedostot järjestykseen
Hankkeita hallittiin Facta-järjestelmän avulla, joka pyöri vain toimiston koneessa. Katselmukselle lähtiessä oli viisasta tulostaa hankkeen tarkastuskooste, josta selvisi hankkeelle siihen mennessä suoritetut toimenpiteet, kuten suunnitelmien leimaus, hyväksytyt työnjohtajat ja välikatselmukset puutteineen.
Leimattuja piirustuksia säilytettiin arkistossa, joiden järjestelmää hallitsivat arkistohenkilöt. He muistivat käsittämättömän määrän yksityiskohtia ja osoitteita. – Ai se, siitä on kysytty ennenkin. Meinaatko sitä ongelmakohdetta? Arkiston järjestyksen kannalta oli fiksumpaa käyttää tässäkin ammattilaisen apua.
Rakennuslupamateriaalia kerättiin avokansioon, jota lupakäsittelijä kiikutti ympäri virastoa. Joskus vihreätä rakennuslupakansiota etsittiin, kun se oli vahingossa tai tarkoituksella jäänyt jonkun pöydälle.
Hyväksyttyjen työnjohtajien papereita säilytettiin tietyssä kaapissa. Koulutus- ja työkokemustodistukset olivat siellä mapitettuina aakkosjärjestyksessä. Uusilta tulokkailta pyydettiin dokumentteja ja todistusjäljennöksiä. Vaikka puhuttiin ettei viranomainen voi pitää rekistereitä, niin papereita säilytettiin, kun niistä joskus oli tarkistettava jotain epäselvää asiaa. FISE oli jo toki olemassa, mutta viranomaiset eivät juuri hyödyntäneet sitä.
Leima takaa laadun
Leimasimia oli eri käyttötarkoituksiin kymmenkunta. Suunnitelmia leimattiin kahtena sarjana. Myös katselmuskäyttöön oli tarjolla leimasimia, joilla saatiin tasalaatuiset tekstit lomakkeisiin ja piirustuksiin. Mm. padotus- ja liitoskorkeuksista jouduttiin huomauttamaan usein, sillä korkeusjärjestelmään tuli 300 mm muutos 2012. Hulevesien hallintaan puututtiin vasta rakentamisvaiheessa ja pohjatutkimuksen tarpeellisuudesta muistutettiin myös jämäkällä leimatekstillä.
D1, D2 ja E7
Rakentamismääräysten muutos vuonna 2013 aiheutti sen, että aikaisemmin painetut Määräykset ja ohjeet eivät enää olleet toimiva käyttöliittymä. Määräysten ja ennen kaikkea ohjeiden velvoittavuus väistyi ja antoi tilaa enemmän tulkinnoille. Jatkossa asetuksia vielä printattiin, mutta kännykkä ja tabletti mahdollistivat tekstien tarkastamisen työmaalla. Talotekniikkapuolelle kehitettiin asetusten tueksi erilaisia oppaita kuten Kiinteistöjen KVV-laitteet, Rakennusten ilmanvaihto, IV-laitteiden paloturvallisuus jne. Oppaita päivitetään vuosittain ja niitä on tarkoitus käyttää mobiilisti.
Muutos aina pelottaa
Kohti 2010-luvun puoltaväliä siirryttäessä tietokonekanta oli Vantaalla uudistunut. Läppärit mahdollistivat aluksi kotona tapahtuvan kirjoitustyön, jos meneillään oli joku keskittymistä vaativan materiaalin työstäminen. Nettiyhteydet parantuivat nopeasti ja kun saatiin suojatut etäyhteydet toimimaan, oltiin valmiita siirtymään etätöihin.
Viraston johto korosti kouluttautumisen ja verkostoitumisen merkitystä. Oli tärkeää pysyä kehityksen vauhdissa ja mieluummin sen kärjessä. Kun energialaskenta tuli osaksi rakennuslupaprosessia oli myös rakennusvalvonnan tarkastajien ymmärrettävä asiasta ainakin niin paljon, että osasi keskustella ja tehdä oikeita kysymyksiä. Pääkaupunkiseudun rakennusvalvontojen henkilökunnalle järjestettiin 4-päiväinen koulutus, jossa alan asiantuntijat valottivat energia-alan tilannetta monipuolisesti.
Tietomallien käyttö osana rakennusprosessia vaati myös rakennusvalvonnalta osaamista. Ministeriö tuki koulutusta, Metropolia järjesti. 15 opintopisteen tietomallikoordinaattorikurssi työn ohella oli vaativa ja vaati myös oman ajan käyttöä.
Lupapiste
Lupapisteen käyttöönotto tuntui aluksi haastavalta ja arjen rutiineja hidastavalta. Aikaisemmat pelisäännöt siitä, mikä on mun duuni ja mikä on sun duuni, unohdettiin. Lupapisteen jatkuvaa kehitystä helpotti se, että oltiin mukana kehittämisessä. Koulutukseen ja kehittämiseen osallistuvat henkilöt siirsivät tietoa talon sisällä ja hyvin nopeasti Rakennustarkastuspäivillä ylpeiltiin sillä, miten hienosti hommat hoidetaan Vantaalla.
Täysmittakaavatesti
Puolisen vuotta ennen lockdownia järjestettiin virastossa koulutusta Teamsin käytöstä. Moni piti tilaisuutta ajan haaskaamisena. Maaliskuun puolessa välissä vuonna 2020 Covid-tilanne aiheutti henkilökunnan siirtymiseen etätöihin. Vantaalla oltiin keskimääräistä valmiimpia tilanteeseen. Hyvin toimiva konekanta ja Lupapiste, arjen rutiineja helpottavat raportointijärjestelmät ja haltuun otettu Teams helpottivat rutiinien siirtymistä kotikonttoreihin.
Erilaiset etäkokoukset helpottivat yhteydenpitoa ja kalenterit alkoivat täyttyä Teams-kutsuista. Kun siirtymät kokouksesta toiseen jäivät minimiin, tuli työpäivistä helposti varsin hektisiä. Vantaan rakennusvalvonnan johtoryhmä piti joka aamu ns. aamuhartauden läpi koko kahden vuoden etätyöjakson. Myös talotekniikkaryhmällä oli kalenterimerkintänä päivittäinen TATE-vartti. Näiden ansiosta yhteistä aikaa oli enemmän kuin aikaisemmin.
Tarkastusasiakirjan yhteenvetolomake oli havaittu hyväksi paperimuodossa ja sekin saatiin jatkojalostettua osaksi Lupapistettä. Digitaalinen kvv- ja iv-tarkastusasiakirja mahdollistaa tarkastus- ja mittauspöytäkirjojen tallentamisen. Työnjohtajat kuittaavat työnsä ja velvollisuutensa yhteenvetolomakkeeseen ja kun kaikki on kuitattu voi tarkastaja lukita lomakkeen ja kuitata oman osuutensa katselmuksesta tehdyksi.
Tulevaisuus
Digitalisointi on jatkossakin mukana myös rakennusvalvonnan toiminnassa. Hidastuuko vauhti, vai otetaanko käyttöön rakennuslupa-automaatti, joka hyödyntää tekoälyä. Peruskysymyksiä varten voidaan kehittää vastausrobotti. Tietomallien tarkastelu VR-lasien avulla on jo mahdollista. Ilmastonmuutosten, säiden vuoden- ja vuorokaudenaikojen simulointi osana rakennuslupamateriaalia voisi havainnollistaa eri varjostustilanteita. Tulvatilanteiden esittäminen kaupunkimallissa voisi selvittää miten korkealle vesi voi nousta poikkeustilanteissa. Kaikki mikä voidaan esittää numeraalisesti, voidaan myös digitalisoida.
Hiljaisen tiedon siirtäminen tapahtuu edelleen parhaiten face-to-face.
Harri Aavaharju
LVI-insinööri.
Kuvat: Sampo Riikonen
