Helsingin kaupungin rakennusvalvonnassa kehitetään yhtä yhteiskunnan ydinprosesseista asiakas- ja työntekijälähtöisesti, ajantasaiseen tietoon ja dataan nojautuen. Tuloksena syntyy paremman asiakas- ja työntekijäkokemuksen lisäksi myös parempaa rakennettua ympäristöä – entistä tehokkaammin.
Rakennuslupaprosessi on yhteiskunnan toimivuuden ja talouden kannalta kriittisen tärkeä, sillä se mahdollistaa erilaisten rakennusprojektien hallitun ja turvallisen toteuttamisen. Juridisesti prosessi varmistaa, että rakennustyöt suoritetaan suunnitellusti ja rakennettava rakenne täyttää paikalliset rakennusmääräykset sekä vaatimukset kaavoituksen ja ympäristölainsäädännön osalta.
Helsingin kaupungin rakennusvalvonta on maan suurin rakennuslupia myöntävä yksikkö. Rakennusvalvonnan lupaprosessissa tunnistamiin kipukohtiin kuuluivat esimerkiksi puutteellinen näkyvyys kaikkiin prosessin vaiheisiin sekä epätietoisuus siitä, mitkä prosessin vaiheet tuottavat asiakkaalle lisäarvoa. Myös rakennuslupien käsittelyaikojen ennustaminen ja mittaaminen oli hankalaa. Rakennuslupaprosessin yhteiskunnallisen vaikuttavuuden vuoksi rakennusvalvonta päätti panostaa sen kehittämiseen. Kumppaneiksi valittiin Futurice ja sen tytäryhtiö Meltlake.
Rakennuslupaprosessia asiakaslähtöisesti hahmotettaessa palvelun tuottaminen kuvataan palvelupolkuna ja vaihe vaiheelta niin, että asiantuntijatyö ja prosessin päävaiheisiin vaaditut resurssit tulevat näkyviksi. Palvelupolku on asiakkaan näkökulma prosessiin ja kattaa kaikki vaiheet, alkaen palvelun tarpeen – tässä tapauksessa rakennuslupa – tunnistamisesta ja päättyen palvelun käytön jälkeisiin vaiheisiin, kuten palautteeseen tai jatkotoimenpiteisiin. Palvelupolku auttaa viranomaista parantamaan palvelua ja tuottamaan parempaa asiakaskokemusta tarkastelemalla tuottamaansa palvelua ja prosessia asiakkaan silmin sekä ymmärtämään hänen tarpeitaan ja odotuksiaan paremmin.
Rakennuslupaprosessin kehittäminen parantaa rakennusvalvonnan suorituskykyä eri tavoin. Tavoitteena ovat tehokkaammat ja nopeammat prosessit, virheiden väheneminen, parempi tiedonkulku ja kasvanut asiakastyytyväisyys. Lopputulemana ovat usein myös kustannusten väheneminen, tuottavuuden kasvu ja parempi työntekijätyytyväisyys.
Henkilöstön osallistuminen ja sitoutuminen prosessien kehittämiseen on tärkeää, sillä he ovat keskeisessä roolissa prosessien toteuttamisessa ja kehittämisessä. Fasilitoitu yhteinen työskentely tapahtui työpajoissa, joissa syvennyttiin prosessiin eri näkökulmista. Ymmärrystä syvennettiin eri toimijoiden haastatteluilla ja myös asiakkaita osallistaen. Tässä hankkeessa keskityimme suuriin yritysasiakkaisiin.
Hyödyntämällä ajantasaista dataa ja tietoa prosessin kehittämisessä saimme entistä paremman ymmärryksen rakennuslupaprosessista ja niiden mahdollisista pullonkauloista. Kun tietoa kerätään ja analysoidaan järjestelmällisesti, saadaan parempi jatkuva käsitys siitä, miten prosessit toimivat ja miten niitä voidaan parantaa.
Anna Kolehmainen.
Filosofian maisteri.
Lead Service Designer. Futurice.
Pauline Ranta.
Kauppatieteiden maisteri, MS, Strategic Design and Management.
Business Director. Futurice.
Futurice pähkinänkuoressa
Futurice on konkreettisiin ja kestäviin tuloksiin keskittynyt digitaalisen muutoksen tekijä. Autamme asiakkaitamme ratkaisemaan merkittävimmät ongelmansa ja löytämään tapoja vaikuttaa maailmaan positiivisesti. Rakennamme, skaalaamme ja ylläpidämme digitaalisen muutoksen ratkaisuja ja innovatiivisuutta ruokkivaa yhdessä tekemisen kulttuuria – käyttäjälähtöisesti.
Vuonna 2000 perustetussa yrityksessämme työskentelee noin 800 monipuolisista taustoista ponnistavaa asiantuntijaa yli 60 eri maasta. Juuremme ovat Pohjoismaissa, asenteemme globaali ja toimimme ympäri Eurooppaa.
Futurice auttaa Helsingin kaupungin eri yksiköitä kehittämään toimintaa asiakas- ja työntekijälähtöisemmäksi sekä dataohjautuvammaksi. Olemme auttaneet kaupunkia esimerkiksi helpottamaan asukaspysäköinnin sekä kouluun ja päiväkotiin hakemisen asiointia, tiedolla johtamisessa ja kaupungin digitaalisten rajapintojen hyödyntämisessä.
Meltlake
Meltlake on kokenut kumppani organisaation tuottavuuden kasvattamisessa sekä riskien ja kustannusten minimoimisessa. Toiminnan perusta on kokonaisvaltainen ja kattava Microsoft-teknologioiden tuntemus. Meltlake auttaa valitsemaan tarpeisiin soveltuvat työkalut ja järjestelmät, joita ei ainoastaan osata, vaan myös halutaan käyttää.